Stunden für die Lohnabrechnung abschließen

Für Backoffice und Bauleiter

Am Monatsende braucht dein Lohnbüro die Stunden aller Mitarbeiter. Bevor du sie weitergibst, prüfst du, ob alles stimmt. So gehst du vor.

Monat aufrufen. Öffne in der Seitenleiste unter Mehr die Stundenerfassung und blätter im Reiter Zeiten in den abgelaufenen Monat.
Auffällige Salden prüfen. Ein starkes Minus heißt oft, dass Buchungen fehlen, etwa weil jemand vergessen hat zu stempeln. Siehe Der Saldo ist mitten im Monat stark im Minus.
Lücken schließen und korrigieren. Klick auf einen Mitarbeiter. Im Kalender fallen Tage ohne Buchung sofort auf. Fehlende Zeiten trägst du nach, falsche korrigierst du mit einem Änderungsgrund. Siehe Stunden prüfen und korrigieren.

Abwesenheiten prüfen. Sind Urlaub und Krankheit eingetragen und offene Anträge entschieden? Stunden bringt erst eine genehmigte Abwesenheit, ein offener Antrag zählt im Export noch nicht. Siehe Abwesenheiten genehmigen.
Auslagen prüfen. Nutzt ihr Auslagen wie Verpflegungspauschalen, kontrollier sie im Kalender. Dort stehen sie, wenn in den Anzeige-Optionen Auslagen anzeigen eingeschaltet ist. Siehe Auslagen erfassen.

Exportieren. Klick auf Als Excel herunterladen und gib die Datei an dein Lohnbüro. Siehe Stunden exportieren.

Gut zu wissen

Deine Monteure können ihre Zeiten in der App nur für eine begrenzte Zahl von Tagen rückwirkend ändern. Wie viele, legst du in den Einstellungen im Reiter Stundenerfassung fest. Ältere Zeiten korrigierst du im Büro.
Hat jemand die Firma im Lauf des Monats verlassen, klicke vor dem Export auf das Symbol mit den Schiebereglern und schalte in den Anzeige-Optionen Archivierte Mitarbeiter anzeigen ein. Sonst fehlt er in der Datei.
Die Blätter der Excel-Datei stehen in derselben Reihenfolge wie die Liste, also so, wie du sie unter Sortieren nach sortiert hast.
Archivierte Buchungen zählen nicht mit und stehen auch nicht in der Datei.