Dimacon einrichten

Du startest neu mit Dimacon? Dann gehst du am besten in dieser Reihenfolge vor. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, und zu jedem gibt es eine eigene Anleitung. Die Grundlagen brauchst du in jedem Fall. Was unter Bei Bedarf steht, richtest du ein, wenn ihr es nutzt. Zum Schluss spielst du einen Auftrag einmal komplett durch, bevor es mit echten Kunden losgeht.

Die Grundlagen

Firma und Leistungen

Firmendaten und Signatur. Trag Firmenname, Adresse und Logo ein. Sie stehen auf dem Regiebericht und in den Mails an deine Kunden. Land und Bundesland bestimmen, welche Feiertage Planung, Abwesenheiten und Stundenerfassung zeigen. Ergänze auch die Signatur, etwa Geschäftsführer und Handelsregister. Zur Anleitung: Firmendaten hinterlegen
Adresse für Rückfragen. Trag unter Einstellungen im Reiter E-Mails den Kundenkontakt ein. Antwortet ein Kunde auf eine Mail von Dimacon, landet seine Antwort dort, und auf der Freigabeseite steht diese Adresse für Rückfragen. Zur Anleitung: E-Mails
Tätigkeiten und Mehraufwände. Leg fest, welche Leistungen dein Team erfasst, zum Beispiel Kernbohrungen mit Durchmesser und Bohrtiefe, und was zusätzlich anfallen kann, etwa eine Wasserabsaugung oder Wartezeit. Zu den Anleitungen: Tätigkeiten anlegen und Mehraufwände

Dein Team

Mitarbeiter und Teams. Termine planst du für Teams, deshalb brauchst du deine Leute und mindestens ein Team. Zur Anleitung: Mitarbeiter und Teams anlegen
Einstellungen für Aufträge. Leg fest, um wie viel Uhr neue Termine beginnen, wie viele Tage deine Monteure in der App vorausschauen und ab wann sie den nächsten Tag sehen. Die Tage im Voraus bekommt jeder Benutzer, den du danach einlädst, deshalb kommt dieser Schritt vor den Einladungen. Trag auch die Notrufnummer ein, die dein Team in der App bei jedem Auftrag findet. Zur Anleitung: Einstellungen für Aufträge
Benutzer einladen. Damit sich deine Mitarbeiter anmelden können, schickst du ihnen eine Einladung. Bauleiter und Backoffice arbeiten in der Web-App, Monteure in der App. Zur Anleitung: Benutzer einladen

Kunden und Regiebericht

Kunden, Projekte und Genehmiger. Leg deine Auftraggeber und ihre Baustellen an. Wer beim Kunden die Arbeit freigibt, bekommt die Rolle Genehmiger. Ohne Genehmiger mit E-Mail-Adresse verschickt Dimacon keine Freigabe-Anfrage. Zu den Anleitungen: Kunde anlegen, Projekt anlegen und Kontakt anlegen und als Genehmiger festlegen
Regiebericht prüfen. Schau dir an, wie dein Regiebericht aussieht, und pass die Druckvorlage an, etwa die Reihenfolge der Tätigkeiten. Zur Anleitung: Druckvorlagen

Bei Bedarf

Eigene Angaben: Brauchst du bei Kunden, Projekten oder Aufträgen Angaben, die Dimacon nicht kennt, etwa die Betongüte, legst du Eingabefelder an. Feste Auswahllisten dafür sind Wertelisten.
Wiederkehrende Aufträge: Für Auftragsarten, die sich ständig wiederholen, sparen dir Auftragsvorlagen das Ausfüllen.
Stundenerfassung: Schalte sie für deine Mitarbeiter ein, hinterleg ihre Verträge und leg Kostenstellen wie Werkstatt oder Fahrzeit an. Siehe Stundenerfassung einrichten und Kostenstellen.
Abwesenheiten: Leg fest, welche Arten es gibt, etwa Urlaub oder Berufsschule, welche dein Team in der App selbst eintragen darf und welche du erst genehmigen musst. Siehe Abwesenheitstypen.
Dokumente: Leg Betriebsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter für die ganze Firma ab und entscheide, welche Ordner dein Team in der App sieht. Siehe Ordner und Dateien.
Benachrichtigungen: Leg fest, worüber Dimacon dich informiert. Siehe Benachrichtigungen.
Hilti ON!Track: Mit der Anbindung siehst du eure Geräte in Dimacon und reservierst sie für Aufträge. Siehe Hilti ON!Track.

Die App für dein Team

Sobald deine Monteure ihre Einladung angenommen haben, installieren sie die Dimacon-App und melden sich an, siehe App installieren und anmelden. Geh am besten einmal gemeinsam mit ihnen durch, wie sie ihre Aufträge des Tages sehen, eine Tätigkeit erfassen und, falls ihr die Stundenerfassung nutzt, stempeln.

Sag ihnen dabei auch, dass sie sich nur abmelden, wenn sie Internet haben und unter Synchronisierung nichts mehr wartet. Beim Abmelden löscht die App alles, was sie noch nicht hochgeladen hat. Gestempelte Zeiten zeigt die Synchronisierung nicht an, nach dem Ausstempeln warten sie deshalb einen Moment mit Netz. Siehe Ohne Internet arbeiten.

Probelauf mit einem Testauftrag

Bevor es richtig losgeht, spielst du einen Auftrag einmal komplett durch. So siehst du, was deine Kunden bekommen, und findest Lücken in der Einrichtung, bevor ein Kunde sie bemerkt.

Testauftrag anlegen und ausführen

Leg einen Testkunden mit einem Projekt an. Leg dich selbst mit deiner E-Mail-Adresse als Kontakt an und mach dich zum Genehmiger.
Leg einen Auftrag an und plan einen Termin für ein Team, dessen Monteur beim Probelauf mitmacht.
Der Monteur erfasst in der App eine Tätigkeit mit Foto, so wie später auf der Baustelle.
Führ den Auftrag in der Web-App aus und fordere die Freigabe per Link an, siehe Freigabe anfordern. Die Mail landet bei dir.

Freigeben, abschließen und aufräumen

Gib den Auftrag über den Freigabelink in der Mail frei, so wie es dein Kunde tun würde, siehe So gibt dein Kunde frei.
Schließ den Auftrag ab und druck den Regiebericht. Prüf dabei, ob Firmendaten, Logo und Signatur stimmen. Siehe Auftrag abschließen und Regiebericht drucken.
Räum danach auf: Archivier den Testauftrag, lösch ihn im Archiv und lösch danach den Testkunden. Den Kontakt, den du für dich angelegt hast, löscht Dimacon dabei nicht mit. Den löschst du zum Schluss unter Kontakte über die drei Punkte in seiner Zeile und Löschen. Siehe Archivieren und wiederherstellen.

Gut zu wissen

Abgerechnet werden nur aktive Benutzer. Eingeladene zählen erst, wenn sie die Einladung angenommen haben. Siehe Benutzer verwalten.
Wie ein Auftrag im Alltag abläuft, von der Anfrage bis zur Rechnung, steht unter Ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung.
Hängst du bei der Einrichtung fest, schreib uns.

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