Stundenerfassung im Überblick

Deine Mitarbeiter stempeln in der App oder tragen ihre Zeiten dort ein. Im Büro prüfst du die Stunden, korrigierst sie und gibst sie an die Lohnabrechnung weiter. Im Menü findest du die Stundenerfassung unter Mehr › Stundenerfassung.

Damit ein Mitarbeiter hier erscheint, schaltest du bei ihm Stundenerfassung aktiv ein. Soll und Saldo rechnet Dimacon erst, wenn er auch einen Vertrag mit seinen Soll-Stunden hat. Siehe Stundenerfassung einrichten.

Reiter Zeiten

Monat und Mitarbeiter. Mit Vorheriger Monat und Nächster Monat blätterst du. Für jeden Mitarbeiter siehst du, wie viele Stunden er gebucht hat (Gebucht), wie viele er laut Vertrag leisten soll (Soll) und was unterm Strich bleibt (Saldo). Ein Klick auf einen Mitarbeiter zeigt, worauf seine Stunden entfallen und was er an jedem Tag gebucht hat. Siehe Stunden prüfen und korrigieren.

Ansicht.

• In der Leiste oben rechts wechselst du mit zwei Symbolen zwischen dem Kalender, in dem jede Buchung als Balken steht, und einer Tabelle mit allen Buchungen des Mitarbeiters.
• Anzeige-Optionen: Das Symbol mit den Schiebereglern daneben öffnet die Anzeige-Optionen mit Archivierte Mitarbeiter anzeigen, Personalnummer anzeigen und Sortieren nach Name oder Personalnummer, mit freigeschalteten Auslagen auch Auslagen anzeigen. Die Einstellungen gelten nur in diesem Browser.
• Über das Download-Symbol oben rechts in der Auswertung eines Mitarbeiters speicherst du seine Übersicht mit Gebucht, Soll, Saldo und der Verteilung seiner Stunden als PNG-Bild, etwa für ein Mitarbeitergespräch. Kalender und einzelne Buchungen sind nicht dabei, die Personalnummer nur, wenn sie eingeblendet ist.

Buchungen.

• Buchung anlegen: Trägt eine Zeit auf einen Auftrag oder eine Kostenstelle nach. Fährst du im Kalender über einen Tag, erscheint ein Plus, mit dem du eine Buchung für diesen Tag anlegst. Hast du Auslagen anzeigen eingeschaltet, wählst du dort zwischen Buchung anlegen und Auslage erfassen.
• Menü einer Buchung: Bearbeiten mit Änderungsgrund, Änderungshistorie und Archivieren. Löschen lassen sich Buchungen nicht.

Export. Als Excel herunterladen erstellt die Datei für die Lohnabrechnung mit einem Blatt je Mitarbeiter. Siehe Stunden exportieren.

Reiter Kostenstellen

Kostenstellen nehmen Zeiten auf, die keinem Auftrag gehören, etwa Werkstatt, Fahrzeit oder Schulung.

• Kostenstelle anlegen, Suche und Archivierte anzeigen.
• Seite einer Kostenstelle: Bearbeiten, Archivieren und Wiederherstellen. Unter Buchungen siehst du alle Zeiten auf diese Kostenstelle im Monat, legst mit Buchung anlegen eine neue an und lädst sie als Excel-Datei herunter.

Siehe Kostenstellen.

Reiter Auslagentypen

Hier legst du fest, welche Auslagen du für deine Mitarbeiter eintragen kannst, etwa Verpflegung oder Übernachtung, und welche Beträge dabei zur Auswahl stehen. Eintragen kann sie nur das Büro, in der Dimacon-App gibt es keine Auslagen. Der Reiter ist nicht für jede Firma freigeschaltet. Fehlt er dir, schreib uns. Siehe Auslagen.

Stundenerfassung an anderen Stellen

• Auftrag: Im Reiter Stundenerfassung stehen alle Buchungen auf den Auftrag, ohne Monatsgrenze, mit der Summe unter Gesamt. Mit Zeitraum grenzt du sie ein, mit Buchung anlegen trägst du Zeit direkt auf den Auftrag.
• Projekt: Der Reiter Stundenerfassung zeigt, wie viele Stunden auf jeden Auftrag des Projekts gebucht sind, auch auf archivierte.
• Mitarbeiter: Im Reiter Stundenerfassung seiner Angaben schaltest du die Stundenerfassung ein und pflegst seine Verträge.
• Einstellungen: Im Reiter Stundenerfassung legst du unter Bearbeitungszeitraum (rückwirkend, in Tagen) fest, wie viele Tage zurück deine Monteure ihre Buchungen in der App ändern dürfen.

Gut zu wissen

• Das Soll zählt für den ganzen Monat, auch für die Tage, die noch kommen. Mitten im Monat ist der Saldo deshalb meist im Minus.
• Überschneidet sich eine neue oder geänderte Buchung zum Teil mit einer bestehenden, kürzt oder teilt Dimacon die bestehende. Der Dialog sagt dir das schon vor dem Speichern. Deckt sie eine bestehende ganz ab, speichert Dimacon sie nicht. Kürze oder archiviere dann zuerst die bestehende Buchung.
• Wie viele Stunden ein Urlaubstag zählt, legt der Abwesenheitstyp fest. Es zählen nur genehmigte Abwesenheiten, offene und abgelehnte Anträge nicht.