Stunden exportieren

Für die Lohnabrechnung brauchst du die Stunden aller Mitarbeiter eines Monats. Die holst du als Excel-Datei aus der Stundenerfassung und gibst sie an dein Lohnbüro weiter.

Schritt für Schritt

1. Klicke in der Seitenleiste unter Mehr auf Stundenerfassung. Wähle im Reiter Zeiten über die Pfeile den Monat, etwa den Vormonat.

2. Prüf die Liste links. In die Datei kommen genau die Mitarbeiter, die dort stehen. Hast du nach einem Namen gesucht, lösch die Suche vorher.

3. Klicke auf Als Excel herunterladen.

   

Die Datei heißt zum Beispiel „Zeitbuchungen Sept. 26.xlsx“ und landet in deinem Download-Ordner.

Was in der Datei steht

• Für jeden Mitarbeiter gibt es ein eigenes Blatt, benannt nach Personalnummer und Name, in der Reihenfolge der Liste. Dazu kommt ein Blatt Monat mit der Übersicht. Zeichen, die Excel in Blattnamen nicht erlaubt, etwa der Schrägstrich in „W/012“, ersetzt Dimacon durch einen Unterstrich, und lange Namen kürzt es auf 31 Zeichen.
• Jede Zeile ist ein Tag. In den Spalten stehen die Stunden auf Aufträgen, je Kostenstelle und je Abwesenheitstyp, dazu Soll, Ist und Differenz. Abwesenheiten zählen erst, wenn sie genehmigt sind, ein offener Antrag bringt noch keine Stunden.
• In der Spalte Feiertage steht an einem Feiertag sein Name, Stunden stehen dort keine. In der Summenzeile am Ende zählt die Spalte die Feiertage des Monats.
• Hast du Auslagen eingetragen, gibt es je Auslagentyp eine Spalte mit dem Betrag des Tages.
• Unter den Spaltenüberschriften stehen die Abrechnungskennnummern der Kostenstellen und die Lohnabrechnungs-IDs der Abwesenheitstypen. So kann dein Lohnbüro die Werte zuordnen.
• Die Stunden stehen als Dezimalzahl, 7,5 heißt also siebeneinhalb Stunden.

Gut zu wissen

• Archivierte Buchungen sind nicht in der Datei.
• Ausgeschiedene Mitarbeiter kommen nur mit, wenn du sie vorher einblendest. Klicke dafür auf das Symbol mit den Schiebereglern und schalte in den Anzeige-Optionen Archivierte Mitarbeiter anzeigen ein.
• Die Auswertung eines einzelnen Mitarbeiters mit der Aufteilung seiner Stunden speicherst du als Bild: Wähle ihn links aus und klicke in seiner Auswertung auf das Download-Symbol.
• Nur die Stunden auf eine Kostenstelle lädst du auf der Seite der Kostenstelle herunter, siehe Kostenstellen.

Passende Anleitungen

• Stunden prüfen und korrigieren
• Kostenstellen anlegen: Abrechnungskennnummern hinterlegen