Freigabe anfordern

Ist die Arbeit erledigt, bestätigt dein Kunde mit der Freigabe, dass alles so gemacht wurde, wie es im Regiebericht steht. Du forderst sie mit einem Klick an. Dein Kunde gibt dann über einen Link frei oder schickt dir das unterschriebene PDF zurück. Auf der Baustelle kann er auch direkt in der App unterschreiben, siehe Auftrag abschließen und genehmigen lassen.

Bevor du anfängst:

• Der Auftrag braucht mindestens einen Termin.
• Mindestens ein Kontakt mit E-Mail-Adresse ist Genehmiger, beim Auftrag, beim Projekt oder beim Kunden. Sonst verschickt Dimacon keine Anfrage. Siehe Kontakt und Genehmiger.
• Die Leistungen sind vollständig. Nach der Freigabe lassen sie sich nicht mehr ändern.

Schritt für Schritt

1. Öffne den Auftrag. Steht dort „Bereit zur Ausführung“, kannst du die Freigabe anfordern. Klicke auf Auftrag ausführen.

   

2. Wähle unter Freigabe anfordern per, wie dein Kunde freigibt:

   • Link: Dein Kunde bekommt eine Mail mit einem Link und gibt online frei. Das ist der schnellste Weg.
   • PDF: Dein Kunde bekommt den Regiebericht als PDF, unterschreibt ihn und schickt ihn dir zurück.

   Klicke auf Ausführen.

   

3. Der Auftrag hat jetzt den Status Ausgeführt und wartet auf die Freigabe. Dimacon schickt den Genehmigern die Mail.

   

Was dein Kunde sieht, wenn er den Link öffnet, steht unter So gibt dein Kunde frei.

Genehmiger erinnern oder ergänzen

Klicke im Auftrag auf Auftrag freigeben. Unter Genehmiger siehst du, wer angefragt ist und wie, etwa „Per Link angefragt“.

• Mit der Glocke Erinnerung senden erinnerst du einen Genehmiger. Sein Link gilt danach sieben weitere Tage. Hat der Auftrag bei einer Freigabe per Link keinen Freigabelink, geht keine Erinnerung raus, und Dimacon meldet „Dieser Auftrag hat keinen Freigabelink. Die Erinnerung wurde nicht gesendet. Wurde er gerade erst ausgeführt, versuch es in ein paar Minuten noch einmal.“ Was dann hilft, steht unter Fehlermeldungen.
• Mit Freigabelink kopieren neben der Glocke legst du den Link eines Genehmigers in die Zwischenablage. Das hilft, wenn deine Mail nicht ankommt: Du schickst ihm den Link dann selbst, etwa aus deinem eigenen Postfach. Der Link gehört zu diesem einen Genehmiger, gib ihn also nicht an andere weiter. Den Button gibt es nur bei der Freigabe per Link.
• Funktioniert der Link gerade nicht, etwa weil er abgelaufen ist, lässt er sich nicht kopieren, und im Dialog steht „Der Freigabelink funktioniert gerade nicht, weil der Gastzugang beendet wurde oder der Link abgelaufen ist. Mit einer Erinnerung gilt er wieder sieben Tage.“ Schick dann zuerst eine Erinnerung und kopiere den Link danach.
• Mit Genehmiger hinzufügen fragst du weitere Kontakte an. Wählbar sind nur Kontakte mit E-Mail-Adresse, die dem Auftrag noch nicht zugeordnet sind. Ist jemand schon Ansprechpartner, machst du ihn dort zum Genehmiger, siehe Kontakt und Genehmiger. Mit Neuen Kontakt anlegen legst du gleich einen neuen an, er ist sofort gespeichert. Die Anfrage geht erst raus, wenn du auf Hinzufügen klickst.

Unterschriebenes PDF hochladen

Hat dein Kunde den Regiebericht unterschrieben zurückgeschickt, klicke auf Auftrag freigeben, zieh das PDF in das Feld oder wähle es aus und klicke auf Freigeben. Das PDF darf höchstens 10 MB groß sein. Hochladen kannst du es auch, wenn du die Freigabe per Link angefordert hast, etwa weil dein Kunde lieber auf Papier unterschreibt.

Gut zu wissen

• Auf der Seite des Auftrags steht im Kasten Genehmigung Ausstehend, bis dein Kunde freigegeben hat, danach Genehmigt. Hast du den Auftrag vorzeitig abgeschlossen, steht dort Ohne Freigabe abgeschlossen. Mit Nachweis ansehen öffnest du das PDF der Freigabe.
• Ein Freigabelink gilt sieben Tage. Dimacon erinnert deinen Kunden alle sieben Tage selbst, bis zu fünfmal, und schickt dabei jedes Mal einen neuen Link. Ein Link, den du vorher kopiert hast, gilt danach nicht mehr. Erinnerst du dagegen selbst mit der Glocke, bleibt der Link derselbe und gilt einfach länger.
• Planst du bei einem ausgeführten Auftrag einen weiteren Termin ein, springt er zurück auf Erstellt, und der Link gilt nicht mehr. Fordere die Freigabe danach neu an.
• Mehrere Aufträge führst du in der Auftragsliste auf einmal aus. Setz dafür die Häkchen und klicke in der Leiste über der Liste auf den Knopf zum Ausführen, bei zwei Aufträgen etwa 2 ausführen.
• Nach dem Ausführen bereitet Dimacon den nächsten Schritt im Hintergrund vor. Steht dort länger „Die nächste Aufgabe steht noch aus“, klicke auf Erneut prüfen.
• Ohne Freigabe abschließen kannst du einen Auftrag auch, siehe Auftrag abschließen.

Passende Anleitungen

• So gibt dein Kunde frei
• Auftrag abschließen
• Auftragsstatus
• Kontakt und Genehmiger