Kontakt anlegen und als Genehmiger festlegen

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Kontakte sind die Menschen, mit denen du bei deinen Kunden zu tun hast, zum Beispiel die Bauleitung eines Bauunternehmens. Einen Kontakt kannst du einem Kunden, einem Projekt oder einem einzelnen Auftrag zuordnen. Ist er dort Genehmiger, bekommt er die Freigabe-Anfragen für die Aufträge per E-Mail.

Schritt für Schritt

Kontakt anlegen

Klicke in der Seitenleiste unter Stammdaten auf Kontakte und dann rechts oben auf Kontakt anlegen.
Trag unter Name ein, wie der Kontakt heißt. Soll der Kontakt später Aufträge freigeben, brauchst du auch seine E-Mail-Adresse. Firma, Telefonnummern und weitere Informationen sind freiwillig. Klicke dann auf Speichern.

Kontakt einem Kunden zuordnen

Öffne den Kunden, zu dem der Kontakt gehört. Klicke auf Ansprechpartner zuordnen, setz den Haken beim Kontakt und klicke auf Zuordnen.

Als Genehmiger festlegen

Klicke in der Zeile des Kontakts auf die drei Punkte und wähle Als Genehmiger festlegen. Bestätige mit Festlegen.

Der Kontakt hat jetzt das Kennzeichen Genehmiger.

Gut zu wissen

Wo du einen Kontakt zuordnest, bestimmt, wofür er gilt: Beim Kunden gilt er für alle Projekte und Aufträge dieses Kunden, beim Projekt für alle Aufträge des Projekts und beim Auftrag nur für diesen einen.
Fordert ihr beim Ausführen eines Auftrags die Freigabe per Link oder per PDF an, bekommen alle Genehmiger eine E-Mail mit dem Freigabelink oder einem PDF zum Unterschreiben. Unterschreibt dein Kunde in der App direkt vor Ort, geht keine Anfrage raus.
Ohne E-Mail-Adresse kannst du einen Kontakt nicht als Genehmiger festlegen.
Wartet ein Auftrag schon auf die Freigabe, wenn du in ihm einen neuen Genehmiger festlegst, bekommt der die Anfrage sofort. Für andere Aufträge, die schon warten, schickst du sie im Freigabe-Dialog des jeweiligen Auftrags mit Erinnerung senden.
Gehört ein Ansprechpartner nicht mehr dazu, wählst du in seinem Menü Entfernen. Hängt die Zuordnung am Projekt oder am Kunden, gilt das für alle Aufträge dort. Einen Freigabelink, den er schon bekommen hat, kann er danach nicht mehr zum Freigeben nutzen, wenn er nirgends sonst Genehmiger ist. Die Seite öffnet sich zwar noch, beim Freigeben steht dann aber „Du bist für diesen Auftrag nicht als Genehmiger hinterlegt.“ Dasselbe gilt, wenn du den Kontakt ganz löschst.
Unter Ansprechpartner zuordnen findest du über Kontakt suchen … bestehende Kontakte. Gibt es den Kontakt noch nicht, legst du ihn mit Neuen Kontakt anlegen an, Name oder E-Mail-Adresse aus der Suche sind dann schon eingetragen.
Ordnest du einen Kontakt auf seiner eigenen Seite mit Kunde zuordnen einem Kunden zu, ist er dort kein Genehmiger. Die Rolle vergibst du beim Kunden, Projekt oder Auftrag.
Löschst du einen Kontakt, verschwinden auch alle seine Zuordnungen.
Soll jemand nicht mehr freigeben, wähl in seinem Menü Genehmiger-Rolle entfernen. Ist er auf einer anderen Ebene noch Genehmiger, etwa beim Kunden, bekommt er die Anfragen von dort weiter. Sonst kann er auch mit einem Link, den er schon bekommen hat, nicht mehr freigeben, und eine Erinnerung an ihn schickt Dimacon nicht mehr ab.
Kontakte kannst du auch gleich beim Anlegen eines Auftrags im Reiter Kontakte zuordnen.