Aufträge im Überblick

Unter Aufträge findest du alle Aufträge deiner Firma. Ein Auftrag gehört immer zu einem Projekt und das Projekt zu einem Kunden, siehe So hängt alles zusammen. Hier steht, was du auf welcher Seite tun kannst. Für die einzelnen Aufgaben gibt es Schritt-für-Schritt-Anleitungen, die jeweils verlinkt sind.

Auftragsliste

Du öffnest sie im Menü mit Aufträge › Aktiv. Dieselbe Liste, etwas schlanker, steht auch im Reiter Aufträge eines Kunden, Projekts oder Kontakts.

• In Auftrag suchen … findest du Aufträge nach Beschreibung, Projekt, Kunde, Adresse, Angebots- und Rechnungsnummer, Status, Datum, Eingabefeldern, Team und danach, wer sie ausgeführt hat.
• Über das Filtersymbol rechts neben der Suche öffnest du Sichtbare Status. Dort wählst du, welche Status die Liste zeigt. Dimacon merkt sich deine Auswahl.
• Über das Symbol mit den Schiebereglern daneben öffnest du Spalten. Dort blendest du Spalten ein oder aus und ziehst sie in eine andere Reihenfolge. Deine Eingabefelder stehen in derselben Liste unter den übrigen Spalten.
• Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert die Liste. Das geht nicht bei den Spalten Zugewiesen und Ausgeführt von und nicht bei deinen Eingabefeldern.
• Auftrag anlegen öffnet den Dialog für einen neuen Auftrag mit Terminen, Kontakten, Dokumenten und Packliste. Siehe Auftrag anlegen.
• Über die drei Punkte am Ende einer Zeile erreichst du Öffnen, Kopieren, Ausführen (nur bei Erstellt), Abschließen (vor der Freigabe Vorzeitig abschließen) und Archivieren. Siehe Auftrag kopieren und Archivieren und wiederherstellen.
• Setzt du vorne in den Zeilen Häkchen, erscheint über der Liste eine Leiste. Dort führst du die ausgewählten Aufträge aus, schließt sie ab oder archivierst sie. Mit dem X rechts in der Leiste hebst du die Auswahl wieder auf. Beim Ausführen wählst du Freigabe per Link anfordern oder Freigabe per PDF anfordern, beim Abschließen trägst du auf Wunsch eine Rechnungsnummer ein. Siehe Mit der Auftragsliste arbeiten.

Führst du Aufträge aus, schickt Dimacon den Genehmigern eine Mail. Prüf vorher, ob die Leistungen vollständig sind.

Seite eines Auftrags

Oben rechts findest du:

• Neu laden: Holt den aktuellen Stand, etwa wenn ein Kollege gerade Leistungen erfasst hat.
• Bearbeiten: Ändert Beschreibung, Farbe, Fälligkeit, Angebots- und Rechnungsnummer, Zusatzinformation und Eingabefelder. Siehe Auftrag bearbeiten.
• Archivieren und Wiederherstellen, bei archivierten Aufträgen auch Löschen. Siehe Archivieren und wiederherstellen.

Darunter liegen die Reiter Information, Packliste, Dokumente, Leistungen, Auswertungen und Stundenerfassung. Welche du siehst, hängt davon ab, welche Funktionen für euch freigeschaltet sind.

Reiter Information

Unten in der Karte mit Kunde und Projekt zeigt ein Hinweis neben dem Status, was als Nächstes ansteht, etwa „Bereit zur Ausführung“ oder „Warte auf Freigabe“. Daneben steht der passende Knopf:

• Auftrag ausführen: Die Arbeit ist erledigt. Du wählst, ob dein Kunde per Link oder per PDF freigibt, und Dimacon schickt den Genehmigern eine Mail. Dafür braucht der Auftrag mindestens einen Termin.
• Auftrag freigeben: Hier lädst du das unterschriebene PDF hoch, höchstens 10 MB. Im selben Dialog siehst du die Genehmiger mit dem Hinweis „Per Link angefragt“ oder „Per PDF angefragt“. Mit der Glocke Erinnerung senden erinnerst du einen Genehmiger, mit Freigabelink kopieren daneben schickst du ihm den Link selbst, etwa wenn die Mail nicht ankommt. Mit Genehmiger hinzufügen ergänzt du weitere.
• Auftrag abschließen: Nach der Freigabe schließt du den Auftrag ab, auf Wunsch mit Rechnungsnummer.
• Vorzeitig abschließen: Über den Pfeil neben Auftrag ausführen oder Auftrag freigeben schließt du den Auftrag ohne Freigabe ab.
• Erneut prüfen: Erscheint, wenn der nächste Schritt länger auf sich warten lässt. Siehe Fehlermeldungen.

Siehe Freigabe anfordern, So gibt dein Kunde frei und Auftrag abschließen. Wie die Status zusammenhängen, steht unter Auftragsstatus.

Genehmigung und Gastzugang. Zwei kleine Kästen zeigen, ob die Freigabe aussteht oder erteilt ist, mit Nachweis ansehen öffnest du das Dokument dazu. Beim Gastzugang siehst du, ob er aktiv ist, und kopierst mit Link kopieren den Link.

Menü Dokumente.

• Regiebericht: Lädt den Regiebericht als PDF herunter.
• Druckvorlage wählen: Erscheint nur vor der Freigabe und wenn es mehrere Druckvorlagen gibt. Die Vorlage, die du hier bestätigst, gilt für den Auftrag und das PDF der Freigabe. Siehe Druckvorlagen.
• Terminübersicht: Lädt für jeden Termin ein eigenes PDF herunter.
• Genehmigung: Erscheint nach der Freigabe und öffnet den Nachweis, zum Beispiel das unterschriebene PDF.
• Alle Dateien: Lädt alle Dateien des Auftrags als ZIP-Datei herunter.

Menü Gastzugang. Mit Gastzugang anlegen und Link kopieren gibst du deinem Kunden einen Link, über den er den Auftrag ansieht. Gastzugang beenden beendet alle Zugänge des Auftrags, auch den Freigabelink. Siehe Gastzugang.

Auftragsdetails. Über das Symbol mit den Schiebereglern in dieser Karte öffnest du Felder anzeigen. Dort legst du fest, welche Angaben die Karte zeigt und in welcher Reihenfolge, etwa Projekt, Fälligkeit, Angebots- oder Rechnungsnummer oder deine Eingabefelder. Ausgeblendete Angaben stehen unter Weitere Informationen, sofern sie einen Wert haben.

Termine. Mit Termine planen oder Termine bearbeiten legst du fest, wann welches Team kommt. Mit dem Schalter Bestätigt hältst du fest, dass die Termine fest vereinbart sind. Siehe Termine planen.

Ansprechpartner. Mit Ansprechpartner zuordnen ordnest du Kontakte zu. Im Menü eines Kontakts machst du ihn mit Als Genehmiger festlegen zum Genehmiger oder nimmst ihm die Rolle mit Genehmiger-Rolle entfernen. Wartet der Auftrag schon auf die Freigabe, bekommt ein neuer Genehmiger die Anfrage sofort. Siehe Kontakt und Genehmiger.

Reiter Leistungen

• Leistung erfassen: Trägt Leistungen und Zusatzleistungen nach, etwa wenn ein Monteur sie in der App vergessen hat. Siehe Leistungen erfassen.
• Termin: Zeigt alle Leistungen oder nur die eines Termins.
• Jede Tätigkeit und jeder Mehraufwand hat eine eigene Tabelle. Über die drei Punkte am Ende einer Zeile bearbeitest, kopierst oder löschst du eine Leistung, bei einer Tätigkeit erfasst du dort mit Zusatzleistung erfassen auch einen Mehraufwand dazu. Drucken über der Tabelle lädt die Nachweise der Leistungen, die sie gerade zeigt, samt ihren Zusatzleistungen in einem PDF herunter. Über das Symbol mit den Schiebereglern daneben öffnest du Spalten dieser Tabelle und wählst, welche Angaben als Spalte erscheinen. Leistungen, die nach der Freigabe dazukamen, stehen gesondert mit dem Hinweis Nach Freigabe ergänzt. Eine Zusatzleistung zu einer Leistung von vor der Freigabe bleibt unter dieser Leistung und trägt den Hinweis in ihrer eigenen Zeile.
• Ein Klick auf eine Leistung öffnet ihre Seite. Dort druckst du einen Nachweis, bearbeitest oder löschst die Leistung und lädst unter Bilder und Dokumente weitere Dateien hoch.

Nach der Freigabe kannst du weiter Leistungen ergänzen. Ändern oder löschen lässt sich dann aber keine mehr, auch keine, die du nachträglich ergänzt hast.

Reiter Packliste

Was dein Team für den Auftrag mitnehmen muss. Mit Eintrag anlegen ergänzt du Material, ein Klick hakt einen Eintrag ab. Mit der Anbindung an Hilti ON!Track Beta reservierst du hier auch Betriebsmittel für die Termine. Siehe Packliste.

Reiter Dokumente

Die Dateien des Auftrags in seinem Ordner, etwa Pläne oder Fotos. Mit Zu den Projektdokumenten springst du in den Ordner des Projekts. Die Fotos aus den Leistungen und den Nachweis der Freigabe zeigt dieser Reiter nicht. Die Fotos findest du im Reiter Leistungen, den Nachweis im Reiter Information unter Dokumente › Genehmigung. Siehe Ordner und Dateien.

Reiter Auswertungen

Kennzahlen aus den Leistungen, etwa die Bohrmeter je Durchmesser. Du filterst nach Zeitraum und lädst die Auswertung als CSV oder Excel herunter. Siehe Auswertungen.

Reiter Stundenerfassung

Alle Zeitbuchungen auf diesen Auftrag mit der Summe der Stunden. Du suchst nach Mitarbeitern, filterst nach Zeitraum und legst mit Buchung anlegen eine Buchung an. Siehe Stunden prüfen und korrigieren.

Archiv

Du öffnest es im Menü mit Aufträge › Archiviert. Wie in der Auftragsliste suchst du, filterst nach Status und passt die Spalten an. Im Menü einer Zeile findest du Wiederherstellen und Löschen. Setzt du Häkchen bei mehreren Aufträgen, löschst du sie gemeinsam, wiederherstellen lässt sich jeder nur einzeln. Gelöschte Aufträge lassen sich nicht zurückholen. Siehe Archivieren und wiederherstellen.