Stammdaten im Überblick

Web-AppFür Backoffice und Bauleiter

Stammdaten sind alles, was du einmal anlegst und dann immer wieder brauchst: Kunden, Projekte, Kontakte, deine Teams und Mitarbeiter. Im Menü findest du sie unter Stammdaten. Wie die Dinge zusammenhängen, steht unter So hängt alles zusammen.

Kunden

Liste. Mit Kunde suchen … findest du einen Kunden. Über das Symbol mit den Schiebereglern rechts neben der Suche öffnest du Spalten und wählst, welche Angaben die Liste zeigt. Kunde anlegen legt einen neuen an, siehe Kunde anlegen. Im Menü einer Zeile stehen Öffnen, E-Mail schreiben und Löschen.

Seite eines Kunden. Mit Bearbeiten änderst du Name, Adresse und Kontaktdaten. Die Reiter:

Information: Adresse, Kontaktdaten und die Ansprechpartner. Mit Ansprechpartner zuordnen ordnest du Kontakte zu. Im Menü eines Ansprechpartners kopierst du E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, wählst Als Genehmiger festlegen oder entfernst ihn.
Projekte: Die Projekte des Kunden. Mit Projekt anlegen legst du direkt hier eins an.
Aufträge: Alle Aufträge des Kunden, mit Suche und Auftrag anlegen.
Dokumente: Die Dateien des Kunden. Deine Monteure sehen sie in der App nicht. Siehe Ordner und Dateien.

Löschst du einen Kunden, löscht Dimacon auch alle seine Projekte, Aufträge und Dokumente. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Projekte

Liste. Die Suche, das Symbol mit den Schiebereglern für die Spalten und Projekt anlegen funktionieren wie bei den Kunden. Beim Anlegen übernimmst du mit Adresse vom Kunden übernehmen die Adresse des Kunden, siehe Projekt anlegen. Im Menü einer Zeile:

Öffnen, Kunde öffnen und Aufträge öffnen
In Karte öffnen: zeigt die Adresse in Google Maps
Kopieren: öffnet Projekt anlegen mit den Angaben dieses Projekts, etwa für den zweiten Bauabschnitt
Archivieren: verschiebt das Projekt ins Archiv, sobald keiner seiner Aufträge mehr aktiv ist. Im Archiv steht hier Reaktivieren. Siehe Projekt archivieren und reaktivieren.
Löschen: löscht das Projekt mit allen seinen Aufträgen und Dokumenten

Archiv. Archivierte Projekte stehen unter Projekte › Archiviert und tragen sonst überall das Badge Archiviert. Sie fehlen in der Auswahl für neue Aufträge und Buchungen, auch in der App.

Seite eines Projekts. Mit Bearbeiten änderst du Name und Adresse, mit Archivieren oder Reaktivieren schiebst du es ins Archiv oder holst es zurück. Bei einem archivierten Projekt steht oben Projekt archiviert, Bearbeiten und neue Aufträge, Buchungen und Dokumente sind dann gesperrt. Die Reiter:

Information: Adresse, Kunde und Ansprechpartner. Mit Ansprechpartner zuordnen ordnest du Kontakte zu, im Menü eines Ansprechpartners legst du ihn als Genehmiger fest.
Aufträge: Alle Aufträge des Projekts.
Auswertungen: Die Kennzahlen aller Aufträge des Projekts, als CSV oder Excel zum Herunterladen. Siehe Auswertungen.
Dokumente: Die Dateien des Projekts, etwa Pläne. Deine Monteure finden sie in der App bei jedem Auftrag des Projekts, außer in Ordnern, die du für sie gesperrt hast. Siehe Ordner und Dateien.
Stundenerfassung: Alle Zeitbuchungen auf Aufträge des Projekts, auch auf archivierte, mit Buchung anlegen.

Kontakte

Kontakte sind die Menschen bei deinen Kunden, etwa der Polier oder die Bauleiterin des Generalunternehmers.

Liste. Mit Kontakt suchen … findest du einen Kontakt, Kontakt anlegen legt einen neuen an. Im Menü einer Zeile stehen Öffnen, E-Mail schreiben und Löschen.

Seite eines Kontakts. Mit Bearbeiten änderst du Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummern. Bei Telefonnummer hinzufügen wählst du unter Typ, ob es zum Beispiel das Handy ist. Die Reiter:

Information: Mit Kunde zuordnen ordnest du den Kontakt einem Kunden zu, mit Zuordnung entfernen löst du die Zuordnung wieder.
Projekte und Aufträge: Wo der Kontakt Ansprechpartner ist.

Genehmiger bekommen die Mails zur Freigabe. Ob ein Kontakt Genehmiger ist, legst du dort fest, wo er zugeordnet ist, also beim Kunden, Projekt oder Auftrag unter Ansprechpartner, mit Als Genehmiger festlegen und Genehmiger-Rolle entfernen. Wartet ein Auftrag auf die Freigabe und nimmst du auf seiner Seite dem letzten Genehmiger die Rolle oder entfernst ihn, warnt Dimacon dich vorher. Beim Kunden und beim Projekt kommt diese Warnung nicht. Siehe Kontakt und Genehmiger.

Teams und Mitarbeiter

Unter Teams im Reiter Teams & Mitarbeiter:

Team anlegen und Mitarbeiter anlegen. Siehe Mitarbeiter und Teams anlegen.
Team suchen … und das Symbol mit den Schiebereglern links neben Mitarbeiter anlegen. Darüber schaltest du Archivierte Teams anzeigen und Archivierte Mitarbeiter anzeigen ein.
Bei einem Team: Bearbeiten für Name und Kennzeichen, Mitarbeiter zuordnen, Archivieren und für archivierte Teams Wiederherstellen. Die Mitarbeiter eines archivierten Teams stehen danach unter Ohne Team, auch wenn du das Team wiederherstellst.
Bei einem Mitarbeiter: Über den Griff links ziehst du ihn in ein anderes Team, siehe Mitarbeiter einem Team zuordnen. Bearbeiten öffnet seine Angaben. Archivieren nimmt ihn aus allen Listen und deaktiviert auch seinen Benutzer. Eine Einladung, die er noch nicht angenommen hat, löscht Dimacon dabei. Unter Archivierte Mitarbeiter holst du ihn mit Reaktivieren zurück, sein Benutzer bleibt dabei deaktiviert. Mitarbeiter und Benutzer zusammen holst du im Reiter Benutzer mit Reaktivieren zurück.

Angaben eines Mitarbeiters. Im Reiter Grunddaten stehen Name, Rolle, Personalnummer, Farbe und Profilbild. Die Rolle Prüfer gibt es nur mit der Anbindung an Hilti ON!Track. Im Reiter Stundenerfassung schaltest du Stundenerfassung aktiv ein und legst mit Vertrag anlegen die Soll-Stunden an. Ältere Verträge stehen unter Frühere Verträge, solche, die erst noch beginnen, unter Künftige Verträge, siehe Stundenerfassung einrichten.

Welche Rolle was darf, steht unter Rollen und Rechte.

Benutzer

Ein Benutzer ist das Konto, mit dem sich ein Mitarbeiter anmeldet. Unter Teams im Reiter Benutzer:

Aktive Benutzer: So viele Benutzer sind gerade aktiv. Abgerechnet werden nur sie.
Benutzer einladen: Schickt einem Mitarbeiter eine Einladung per Mail. Siehe Benutzer einladen.

Im Menü eines Benutzers:

Bearbeiten: Hier änderst du die E-Mail-Adresse und unter Sichtbare Tage in der App, wie weit der Mitarbeiter in der App vorausschaut.
Einladung erneut senden: Gibt es, solange der Benutzer auf Eingeladen steht. Dimacon erinnert außerdem von selbst alle zwei Tage, solange die Einladung offen ist.
Passwort zurücksetzen: Schickt eine Mail, mit der der Benutzer ein neues Passwort festlegt.
Deaktivieren und Reaktivieren: Ein deaktivierter Benutzer kann sich nicht mehr anmelden und wird ab dem nächsten Abrechnungszeitraum nicht mehr abgerechnet. Reaktivieren gibt ihm den Zugang zurück und holt auch seinen archivierten Mitarbeiter wieder.
Löschen: Entfernt den Benutzer und archiviert seinen Mitarbeiter.

Dich selbst kannst du weder deaktivieren noch löschen. Siehe Benutzer verwalten.

Betriebsmittel

Beta Mit der Anbindung an Hilti ON!Track zeigt Dimacon unter Betriebsmittel eure Geräte aus ON!Track, sortiert in Gruppen, mit ihrem Status, etwa „Betriebsbereit“ oder „In Reparatur“, und dem Lagerort. Ändern lassen sie sich nur in ON!Track. Mit dem Schalter Für Packliste relevant legst du fest, welche Gruppen du in der Packliste eines Auftrags reservieren kannst. Den Schalter gibt es nur mit der Packliste. Sie ist nicht für jede Firma freigeschaltet, schreib uns, wenn du sie nutzen möchtest. Siehe Betriebsmittel.